銷毀會計檔案要履行什么程序？

銷毀會計檔案要履行什么程序?

　　隨著公司的業(yè)務(wù)發(fā)展變化，辦公地址往往也會頻繁變更，3年一小變，5年一大變幾乎是很多企業(yè)的常態(tài)。每次搬家，各類檔案資料也必須一同轉(zhuǎn)運。公司經(jīng)營時間越長，檔案資料越多，每次轉(zhuǎn)運及日常保管都給企業(yè)帶來很大的困擾。這其中，會計檔案又顯得尤為突出。

　　總有讀者咨詢，會計檔案需要保管多久?如果銷毀的話，需要履行哪些審批手續(xù)?

　　一、各類會計檔案保管期限

　　按照2023年財政部和國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》(中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號，以下簡稱“79號令”)的規(guī)定，企業(yè)的會計檔案保管年限按下表所列示的期限進行保管。

企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

　　對于上表中所列示的會計檔案保管，除了保管期限外，實務(wù)中需要關(guān)注以下幾個問題：

　　1、保管期限如何計算。上述表中所列示的會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。如2023年的會計檔案，從2023年1月1日開始計算保管年限。

　　2、企業(yè)如何確定保管期限。上述會計檔案保管期限為最低保管期限，企業(yè)可以在此基礎(chǔ)上增加年限。

　　3、企業(yè)自定義的會計檔案如何確定保管期限。企業(yè)會計檔案的具體名稱如有同上表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)(就是必須)比照類似檔案的保管期限確定具體年限。

　　4、企業(yè)合并，會計檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生合并，合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

　　5、企業(yè)分立，會計檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生分立，分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

　　分立后原單位解散的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

　　6、企業(yè)注銷，會計檔案如何保管。79號令規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

　　這個有關(guān)規(guī)定是如何規(guī)定的呢?

　　按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，企業(yè)發(fā)生撤銷、合并等情形時，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。

　　對于絕大部分民營企業(yè)而言，注銷后向政府部門移交檔案基本不切實際。那企業(yè)所有者能自行銷毀嗎?

　　保險起見，建議參考原《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)的規(guī)定，在會計檔案尚未到達保管期限時，由財產(chǎn)所有者(股東)代管。待保管期限屆滿時，按下列銷毀程序處理(不過這個方法對于大多數(shù)生命周期只有3年左右的小微企業(yè)來說，讓股東保管這些已然沒有多少使用價值的資料也的確不具備太大的可操作性，到底怎么處理更合適，只能由股東自己決定了)。

　　二、會計檔案銷毀程序

　　(一)檔案鑒定

　　按照79號令的要求，會計檔案保管到期后，公司應(yīng)成立檔案鑒定小組，對檔案進行鑒定。

　　鑒定小組由檔案管理部門(財務(wù)部或行政部)牽頭，成員包括公司會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員(注：只需公司內(nèi)部人員即可，不需外請中介機構(gòu)協(xié)助)。

　　鑒定小組鑒定后，形成鑒定意見并由鑒定人員簽字，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀(注：不需向政府部門報備或?qū)徟?。

　　保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。

　　(二)會計檔案銷毀程序

　　1、編制銷毀清冊。檔案管理部門編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

　　2、簽署意見。單位負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負責(zé)人、會計管理機構(gòu)負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　3、現(xiàn)場監(jiān)銷。單位檔案管理機構(gòu)負責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷(如焚燒、粉碎或打成紙漿)。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名。

　　《會計檔案銷毀清冊》沒有統(tǒng)一的格式，有需要的企業(yè)可以參考下面的樣表進行增減。

會計檔案銷毀清冊(樣表)

　　來源：張海濤財稅政策解析

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　　2009年9月的解答——

企業(yè)合并記帳憑證是否可以銷毀?

　　問：2002年，企業(yè)A與企業(yè)B進行合并重組，B企業(yè)的一切債權(quán)債務(wù)及資產(chǎn)均歸A企業(yè)所有，到目前B企業(yè)已不存在。請問在2002年以前所有關(guān)子B企業(yè)的與財務(wù)有關(guān)的資料(如財務(wù)報表，記賬憑證等)是否可以銷毀?

　　答：《企業(yè)會計制度》(財會[2000]25號)規(guī)定，企業(yè)填制會計憑證、登記會計賬簿、管理會計檔案等要求，按照《中華人民共和國會計法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行?！稌嫏n案管理辦法》規(guī)定，單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。同時規(guī)定會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起，分為永久、定期兩類。具體年限規(guī)定可參見《會計檔案管理辦法》的附表。