百科知識
蘇人社發(fā)[2023]153號 江蘇省人力資源和社會保障廳關(guān)于印發(fā)《省人社一體化信息平臺會計(jì)檔案管理規(guī)范》的通知
江蘇省人力資源和社會保障廳關(guān)于印發(fā)《省人社一體化信息平臺會計(jì)檔案管理規(guī)范》的通知
蘇人社發(fā)[2023]153號 2023-12-29
各設(shè)區(qū)市、縣(市、區(qū))人力資源社會保障局,廳各處室、直屬單位:
現(xiàn)將《省人社一體化信息平臺會計(jì)檔案管理規(guī)范》印發(fā)給你們,請遵照執(zhí)行。
附件:省人社一體化信息平臺會計(jì)檔案管理規(guī)范
江蘇省人力資源和社會保障廳
2023年12月29日
江蘇省人社一體化信息平臺會計(jì)檔案管理規(guī)范
第一章 總則
第一條 本規(guī)范規(guī)定了江蘇省社會保險(xiǎn)基金、就業(yè)專項(xiàng)資金會計(jì)檔案管理的術(shù)語和定義、原則、崗位與人員職責(zé)、管理規(guī)則。
本規(guī)范適用于全省各級人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)。
第二條 下列術(shù)語和定義適用于本文件。
電子文件:國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中,通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。
電子檔案:具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。
會計(jì)檔案:單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。
會計(jì)電子檔案:以磁性介質(zhì)形式儲存的會計(jì)核算的專業(yè)材料,是記錄和反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。
元數(shù)據(jù):描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。
第三條 人力資源社會保障機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)本單位會計(jì)檔案管理工作,建立和完善會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。
第四條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)對會計(jì)檔案中記載的信息負(fù)有保密責(zé)任。
第五條 各級人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)可視條件自行開展本單位的檔案電子化工作。
第二章 崗位職責(zé)
第六條 會計(jì)人員必須認(rèn)真遵守法律、法規(guī),按照《中華人民共和國會計(jì)法》辦理會計(jì)事務(wù),忠于職守、廉潔奉公,熱愛本職工作,盡職盡責(zé)。
第七條 會計(jì)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行有關(guān)的財(cái)經(jīng)政策、法令制度,遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律。
第八條 嚴(yán)格審核原始憑證,并根據(jù)審核無誤的原始憑證編制記賬憑證。
第九條 按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定,設(shè)置會計(jì)科目和會計(jì)賬簿,進(jìn)行會計(jì)核算。
第十條 按照會計(jì)制度規(guī)定記賬,做到及時(shí)結(jié)賬、賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符。
第十一條 根據(jù)賬簿記錄編制會計(jì)報(bào)表,做到內(nèi)容真實(shí)、數(shù)字準(zhǔn)確、賬表相符、簽章齊全,經(jīng)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后及時(shí)報(bào)送。
第十二條 會計(jì)人員應(yīng)主動(dòng)匯報(bào)工作。定期檢查預(yù)算執(zhí)行情況,調(diào)整和優(yōu)化支出結(jié)構(gòu),強(qiáng)化節(jié)約意識,提高資金使用效益,保證單位各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。
第十三條 加強(qiáng)資金管理,合理的組織預(yù)算收入,嚴(yán)格按有關(guān)財(cái)政規(guī)定辦理支出。
第十四條 會計(jì)人員應(yīng)及時(shí)做好往來款項(xiàng)的核算和清理工作。
第十五條 會計(jì)人員要依法對本單位實(shí)行會計(jì)監(jiān)督,對違法的收支不予辦理。
第十六條 會計(jì)人員應(yīng)定期與出納員、財(cái)產(chǎn)保管員核對賬目,發(fā)現(xiàn)賬簿記錄與銀行帳不符,或與財(cái)產(chǎn)賬目不符,應(yīng)查明原因并寫出書面證明,經(jīng)有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第十七條 按照會計(jì)制度規(guī)定,及時(shí)整理、妥善保管會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)檔案,并按時(shí)歸檔。
第十八條 會計(jì)人員應(yīng)依照法律和國家有關(guān)規(guī)定,接受財(cái)政、審計(jì)等機(jī)關(guān)的監(jiān)督,如實(shí)提供會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其它會計(jì)資料,不得拒絕、隱匿、謊報(bào)。
第三章 收集
第十九條 收集是指對電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲的方法與過程。
第二十條 會計(jì)檔案的收集范圍是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。具體包括:
(一)會計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;
(三)財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告;
(四)其他會計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。
第二十一條 會計(jì)檔案收集必須貫徹執(zhí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的基本原則。
第二十二條 會計(jì)檔案的收集活動(dòng)必須自覺地遵循會計(jì)檔案的形成規(guī)律。
第二十三條 會計(jì)檔案的收集工作必須保證會計(jì)檔案的齊全完整、信息準(zhǔn)確。
第二十四條 會計(jì)檔案的收集工作要注意質(zhì)量優(yōu)化、成分充實(shí)。
第四章 整理
第二十五條 會計(jì)檔案一般分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料,統(tǒng)一采用:“類別——會計(jì)年度——保管期限”進(jìn)行分類。
第二十六條 會計(jì)檔案分類后按年度分檔案,每一年度內(nèi)的會計(jì)檔案根據(jù)保管期限的長短依次排列。每個(gè)類別的檔案分別編制流水案卷號,每年度順延,形成案卷目錄。
第二十七條 根據(jù)中華人民共和國財(cái)政部、國家檔案局令第79號《會計(jì)檔案管理辦法規(guī)定》,確定會計(jì)檔案保管期限。會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。詳見下表:
類別名稱 (代碼) |
二級類目 代碼(代號) |
保管期限 |
會計(jì)檔案 (KU) |
會計(jì)憑證(KU·1) | 30年 |
會計(jì)賬簿(KU·2) | 30年 | |
財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告(KU·3) | 永久/10年 | |
其他會計(jì)資料(KU·4) | 永久/30年/10年 |
第二十八條 應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。
第二十九條 會計(jì)憑證檔號的構(gòu)成:行政區(qū)劃代碼-全宗號-分類號-目錄號-案卷號。
(一)行政區(qū)劃代碼:S省本級,A南京,B無錫,C徐州,D常州,E蘇州,F(xiàn)南通,G連云港,H淮安,J鹽城,k揚(yáng)州,L鎮(zhèn)江,M泰州,N宿遷
(二)全宗號編制方法:是各級檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號,用于區(qū)分各立檔單位,也便于日常管理和查詢。例如:A218表示XX市人力資源和社會保障局。
(三)分類號編制方法:門類代碼·二級類目代碼。
(四)會計(jì)檔案歸檔內(nèi)容、保管期限、險(xiǎn)種及目錄號的編制如下表:
會計(jì)檔案種類 | 保管 期限 |
險(xiǎn)種 | 目錄號 | 檔案門類 | |
會計(jì)憑證 | 記賬憑證 | 30年 | 企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn) | 150 | 會計(jì)檔案 |
機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn) | 151 | ||||
城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn) | 152 | ||||
工傷保險(xiǎn) | 153 | ||||
原始憑證 | 失業(yè)保險(xiǎn) | 154 | |||
職業(yè)年金 | 155 | ||||
就業(yè)專項(xiàng)資金 | 156 | ||||
失業(yè)保險(xiǎn)基金支持職業(yè)技能提升行動(dòng)資金 | 157 | ||||
… … | … … | ||||
會計(jì)賬簿 | 總賬 | 30年 | 158 | ||
明細(xì)賬 | 30年 | ||||
日記賬 | 30年 | ||||
總賬余額表 | 30年 | 會計(jì)檔案 | |||
財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告 |
月報(bào) | 10年 | 159 | ||
季報(bào) | 10年 | ||||
年報(bào) | 永久 | 160 | |||
決算 | 永久 | ||||
預(yù)算 | 30年 | 文書檔案 | |||
其他會計(jì)資料 | 銀行對賬單 | 10年 | 161 | 會計(jì)檔案 | |
余額調(diào)節(jié)表 | 10年 | ||||
社會繳費(fèi)明細(xì)表 | 30年 | 162 | |||
會計(jì)檔案目錄清冊 | 30年 | ||||
會計(jì)檔案銷毀清冊 | 永久 | 163 |
(五)以下屬于會計(jì)部門形成的文書檔案,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不能列入會計(jì)檔案管理范疇:財(cái)務(wù)管理工作的方針、政策、法規(guī)文件;財(cái)務(wù)管理工作的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、報(bào)告、通知等;財(cái)務(wù)工作的請示、批復(fù);財(cái)務(wù)管理的制度、規(guī)定、辦法;固定資產(chǎn)新增、報(bào)廢、調(diào)撥文件材料;本單位稅務(wù)登記、交納、減免、返還等工作文件材料;資金管理、會計(jì)管理文件材料;審計(jì)工作制度、總結(jié);審計(jì)意見、審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)審計(jì)通知、報(bào)告、批復(fù)、結(jié)論、調(diào)查與證明等文件材料;審計(jì)工作方案、計(jì)劃、報(bào)告、紀(jì)要等。
(六)工資年度報(bào)表,職工工資、獎(jiǎng)金及各種福利待遇審批名冊,養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納名冊,調(diào)整、新增審批表,職工聘用、轉(zhuǎn)正等審批表、協(xié)議書,事業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表,清產(chǎn)核資材料,干部職工調(diào)動(dòng)的工資介紹信等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定。
(七)案卷號編制方法:一般情況用四位數(shù)字代替,如0001、0002等。
(八)例如M-A218-KU·1-150-0001,表示XX市人力資源和社會保障局社會保險(xiǎn)基金及其他專項(xiàng)資金會計(jì)憑證企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)第一卷。
第三十條 排列會計(jì)檔案案卷,在一個(gè)類別的會計(jì)檔案內(nèi),按年度、保管期限將檔案順序排列。
第三十一條 會計(jì)檔案案卷目錄項(xiàng)目包括案卷號、類別、題名、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)、備注。
(一)案卷號:根據(jù)整理會計(jì)檔案時(shí)會計(jì)憑證盒或會計(jì)檔案盒上的對應(yīng)項(xiàng)目填寫。
(二)類別:填寫案卷會計(jì)檔案所屬類別,如“會計(jì)憑證類”、“會計(jì)賬簿類”、“財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類”等。
(三)題名:題名即案卷題名,填寫要求與會計(jì)檔案盒上的“案卷題名”相同。
(四)起止時(shí)間:填寫該卷檔案啟用和終止的時(shí)間,年月日用8位阿拉伯?dāng)?shù)字分兩行填寫,月日不足2位的在前面補(bǔ)0,如下圖:
(五)保管期限:根據(jù)整理會計(jì)檔案時(shí)確定的會計(jì)憑證盒或會計(jì)檔案盒上保管期限填寫。
(六)卷內(nèi)張數(shù):指會計(jì)憑證總數(shù)、賬頁總數(shù)或財(cái)務(wù)報(bào)告的總張數(shù),根據(jù)卷內(nèi)會計(jì)檔案的具體張數(shù)填寫。
(七)備注:填寫記賬憑證起止號或其他需要說明的事項(xiàng)。
第三十二條 會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄項(xiàng)目包括順序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號、備注。
(一)順序號:以卷內(nèi)文件材料排列先后順序填寫序號,亦即件號。
(二)責(zé)任者:填寫對檔案內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人,即文件材料的署名者。
(三)文號:填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。
(四)題名:即文件材料標(biāo)題,一般應(yīng)照實(shí)抄錄,沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,可自擬標(biāo)題,外加“[]”號。
(五)日期:填寫文件材料的形成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,如“20232310”。
(六)頁號:填寫每份文件材料的首頁,最后一件文件必須注明起始頁和結(jié)束頁。
(七)備注:在需要說明情況的文件欄內(nèi)打“*”號,并將需說明的情況填寫在備考表中。
(八)會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄適用于財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料的整理。
(九)會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄必須打印一式三份,一份隨檔案裝訂,一份由財(cái)務(wù)部門裝訂成檢索目錄保管,一份向本單位檔案管理中心移交。
第三十三條 會計(jì)檔案卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間、檢查時(shí)間,放置在卷內(nèi)全部文件之后。
(一)盒內(nèi)文件情況說明:填寫卷內(nèi)文件材料(財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類和其他會計(jì)資料類)缺損、修改補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷歸檔后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的管理人員填寫并簽名,標(biāo)注時(shí)間。
(二)立卷人:應(yīng)填寫負(fù)責(zé)整理本卷歸檔文件的責(zé)任者。
(三)檢查人:應(yīng)填寫負(fù)責(zé)檢查本卷歸檔文件整理質(zhì)量的審核者。
(四)立卷時(shí)間:填寫完成立卷工作的年月日。
(五)檢查時(shí)間:填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。
(六)卷內(nèi)備考表適用于財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料類會計(jì)檔案的整理。
第三十四條 按照會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄、賬頁、卷內(nèi)備考表的順序三孔一線進(jìn)行裝訂,先從上邊或下邊的孔穿線,中間的孔留一個(gè)套,把扣系在后面。
第三十五條 一般單位編大流水號,即會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料分別編各年度累計(jì)的大流水號。如一個(gè)單位2023年成立的,這一年有12本憑證,編1-12號,那么2023年就從13號開始編號。跨年度大流水編制案卷號,案卷號一般不超過999,當(dāng)年不斷號。編號超過1000時(shí),要另給目錄號,重新從1開始編流水號。
第三十六條 整理好的會計(jì)檔案應(yīng)裝盒,會計(jì)憑證裝入會計(jì)憑證盒并填寫會計(jì)憑證封面,會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等裝入會計(jì)檔案盒。
第三十七條 會計(jì)憑證封面項(xiàng)目包括單位名稱、會計(jì)憑證名稱、時(shí)間、冊數(shù)、冊次、記賬憑證起止號、會計(jì)主管、裝訂人、裝訂時(shí)間。
(一)單位名稱:填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱,應(yīng)使用單位規(guī)范全稱或規(guī)范簡稱。
(二)會計(jì)憑證名稱:填寫財(cái)務(wù)憑證類別。
(三)時(shí)間:填寫本冊會計(jì)憑證的起止年月日。
(四)冊數(shù):填寫本冊會計(jì)憑證的起止年月日時(shí)間界定內(nèi)會計(jì)憑證的冊數(shù)。
(五)冊次:填寫本冊會計(jì)憑證的序號。
(六)記賬憑證起止號:填寫本冊記賬憑證起號和止號。
(七)會計(jì)主管:填寫單位內(nèi)部具體負(fù)責(zé)會計(jì)工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。
(八)裝訂人:填寫負(fù)責(zé)該本會計(jì)憑證裝訂的人員。
(九)裝訂時(shí)間:填寫該本會計(jì)憑證裝訂結(jié)束的時(shí)間。
(十)案卷號:同一分類號下的案卷流水號,用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,不足四位的用“0”補(bǔ)充。
第三十八條 在會計(jì)憑證封面填寫完整的情況下,會計(jì)憑證盒正面項(xiàng)目可簡化為會計(jì)憑證、單位名稱。單位名稱填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱,應(yīng)使用單位規(guī)范全稱或規(guī)范簡稱。
第三十九條 會計(jì)憑證盒盒脊項(xiàng)目包括會計(jì)憑證名稱、全宗號、目錄號、分類號、案卷號、冊次、年度、月、冊數(shù)、保管期限。
(一)全宗號:是各級檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號,用于區(qū)分各立檔單位,也便于日常管理和查詢。
(二)目錄號:即案卷目錄冊的編號。
(三)分類號:會計(jì)憑證分類號是由門類代碼·二級類目代碼·三級類目代碼·險(xiǎn)種代碼組成;會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料分類號是由門類代碼·二級類目代碼·三級類目代碼組成。
(四)案卷號:同一分類號下的案卷流水號,用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,不足四位的用“0”補(bǔ)充。
(五)年度:憑證形成的年度。
(六)月:憑證形成的月份。
(七)冊數(shù):填寫本冊會計(jì)憑證的起止年月日時(shí)間界定內(nèi)會計(jì)憑證的冊數(shù)。
(八)冊次:填寫本冊會計(jì)憑證的序號。
(九)保管期限:根據(jù)該卷會計(jì)檔案的保管期限填寫。
第四十條 會計(jì)檔案盒正面項(xiàng)目包括單位名稱、案卷題名、時(shí)間、卷數(shù)、張數(shù)、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號、盒號。
(一)單位名稱:填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱,應(yīng)使用單位全稱或規(guī)范簡稱。
(二)案卷題名:由整理會計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別。如:**單位2023年度(或上半年、下半年、季度)財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告。
(三)時(shí)間:填寫形成本盒會計(jì)檔案的起止年月日。
(四)卷數(shù)、張數(shù):填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的卷數(shù)和張數(shù)。
(五)保管期限:根據(jù)該卷會計(jì)檔案的保管期限填寫。
(六)全宗號:是各級檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號,用于區(qū)分各立檔單位,也便于日常管理和查詢。
(七)案卷號:填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的案卷號或案卷起止號,在案卷起號和止號之間用“-”隔開。
(八)盒號:填寫同一全宗、同一目錄內(nèi)按照案卷順序號裝盒排列后檔案盒的編號。
第四十一條 會計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目包括年度、全宗號、目錄號、分類號、案卷號、盒號、保管期限。年度填寫本盒會計(jì)檔案所屬年度,其他項(xiàng)目與正面相應(yīng)項(xiàng)目填寫一致。
第五章 移交
第四十二條 檔案整理完畢,裝入檔案盒,填寫檔案封面和脊背。填寫《會計(jì)檔案移交清單》或《會計(jì)檔案移交清冊》,移交單位檔案管理中心管理。
第四十三條 單位之間交接會計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清單或會計(jì)檔案移交清冊。
第四十四條 會計(jì)檔案移交清單項(xiàng)目包括年度、移交部門及移交人、接收部門及接收人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、備注等。
(一)年度:填寫需要移交的會計(jì)檔案所屬年度、用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。
(二)移交部門及移交人:由單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。
(三)接收部門及接收人:由單位內(nèi)檔案部門或接收會計(jì)檔案的有關(guān)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。
(四)監(jiān)交人:由監(jiān)督辦理移交檔案手續(xù)的人員簽名。
(五)移交時(shí)間:填寫辦理會計(jì)檔案移交手續(xù)的年月日。
(六)備注:填寫移交范圍的會計(jì)檔案中需說明的情況。
第四十五條 會計(jì)檔案移交清冊項(xiàng)目包括年度、會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料類別、光盤、備注、移交部門、移交人、接收部門、接收人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等。
(一)年度:填寫移交的會計(jì)檔案所屬會計(jì)年度。
(二)會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他:按照移交會計(jì)檔案的類別分別對應(yīng)填寫本次移交檔案的盒或卷的數(shù)量。
(三)光盤:填寫移交光盤的數(shù)量。
(四)備注:填寫需要特別說明的情況。實(shí)行會計(jì)檔案電子化歸檔的單位,須在此標(biāo)示電子會計(jì)檔案或紙質(zhì)會計(jì)檔案。
(五)移交部門:填寫交出會計(jì)檔案的單位或部門名稱。
(六)移交人:由移交部門的經(jīng)辦人員簽名或蓋章。
(七)接收部門:填寫接受會計(jì)檔案的單位或部門名稱。
(八)接收人:由接收部門的經(jīng)辦人員簽名或蓋章。
(九)監(jiān)交人:由監(jiān)督人簽名或蓋章。
(十)移交時(shí)間:填寫移交會計(jì)檔案的日期。
第四十六條 交接會計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第四十七條 紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第四十八條 會計(jì)檔案移交清單或會計(jì)檔案移交清冊至少應(yīng)當(dāng)一式兩份,移交時(shí)應(yīng)在紙質(zhì)移交清冊上履行簽字手續(xù),移交方和接收方各留存一份。
第六章 排架
第四十九條 排架應(yīng)整齊有序,庫位標(biāo)識清楚,排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。
第五十條 排架順序應(yīng)統(tǒng)一,案卷一般應(yīng)按從上到下,從左到右的順序排列。
第五十一條 案卷在柜架上應(yīng)保持適宜的飽和度,避免排放過擠增加案卷摩擦或排放太松影響庫位有效利用。
第七章 保管
第五十二條 檔案保管工作中應(yīng)遵循以下原則:
(一)會計(jì)檔案實(shí)體應(yīng)避免受到人為因素和自然因素的損害,在保管和利用過程中應(yīng)始終有序。
(二)人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房,采取防護(hù)設(shè)備和管理措施維護(hù)檔案實(shí)體的完整與安全。檔案裝具的配置應(yīng)符合DA/T 6的規(guī)定。
(三)檔案庫房宜按照會計(jì)類別、年度、保管期限劃分區(qū)域,入庫檔案應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則定位。
(四)檔案管理人員應(yīng)定期清點(diǎn)庫存檔案,檢查受損情況,并對受損檔案采取措施進(jìn)行搶救和修復(fù)。
(五)有條件的人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)宜采用檔案庫房安全保護(hù)智能化綜合管理、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)提高庫房管理水平。
第五十三條 庫房管理應(yīng)遵循以下要求:
(一)檔案庫房應(yīng)指定專職的檔案管理人員管理,其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。進(jìn)入時(shí),應(yīng)由專職檔案管理人員陪同并登記入庫人員、入庫事由和進(jìn)出時(shí)間。
(二)檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)設(shè)備。
(三)檔案庫房內(nèi)溫、濕度范圍應(yīng)符合JGJ25的規(guī)定。每日應(yīng)定時(shí)登記庫房內(nèi)溫、濕度情況并及時(shí)調(diào)節(jié)。
(四)檔案庫房內(nèi)的設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。
第八章 鑒定
第五十四條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案,可以銷毀。
第五十五條 會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第五十六條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作,并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章,銷毀清冊永久保存。
(四)電子會計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
(五)保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
(六)單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。
第五十七條 會計(jì)檔案銷毀清冊項(xiàng)目包括編制部門、序號、檔案名稱、起止年度、檔案編號、卷內(nèi)文件件數(shù)、卷內(nèi)文件頁數(shù)、應(yīng)保管期限、已保管期限、備注、單位負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、信息系統(tǒng)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、監(jiān)銷人等。
(一)編制部門:填寫編制本表的單位檔案管理機(jī)構(gòu)。
(二)序號:填寫銷毀檔案的順序號
(三)檔案名稱:填寫擬銷毀檔案的題名
(四)起止年度:填寫擬銷毀檔案所屬會計(jì)年度起止區(qū)間。
(五)檔案編號:檔案的分類編號。
(六)卷內(nèi)文件件數(shù):填寫擬銷毀檔案案卷內(nèi)包含的文件件數(shù)。
(七)卷內(nèi)文件頁數(shù):填寫擬銷毀檔案案卷內(nèi)包含的文件頁數(shù)。
(八)應(yīng)保管期限:填寫擬銷毀檔案按照《會計(jì)檔案管理辦法》(中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號),以及《關(guān)于新舊<會計(jì)檔案管理辦法>有關(guān)銜接規(guī)定的通知》(財(cái)會[2023]3號)有關(guān)規(guī)定填寫保管期限。
(九)已保管期限:填寫擬銷毀檔案實(shí)際已保管期限。
(十)備注:填寫需要特別說明的情況,實(shí)行會計(jì)檔案電子化歸檔的單位,需在此標(biāo)示電子會計(jì)檔案和紙質(zhì)會計(jì)檔案。
(十一)單位負(fù)責(zé)人:由本單位負(fù)責(zé)人簽字或蓋章。
(十二)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人:由檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章,其中信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人僅在涉及電子會計(jì)檔案銷毀時(shí)簽字或蓋章。
(十三)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人:由檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)具體辦理檔案銷毀程序的工作人員簽字或蓋章,其中信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人僅在涉及電子會計(jì)檔案銷毀時(shí)簽字或蓋章。
(十四)監(jiān)銷人:由監(jiān)銷人簽字或蓋章。
(十五)注:會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)一式多份,檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)方(如涉及電子會計(jì)檔案銷毀)各方在紙質(zhì)會計(jì)檔案銷毀清冊上履行簽章手續(xù),并各留一份。
第五十八條 會計(jì)檔案保管清冊項(xiàng)目包括單位名稱、案卷號、類別、題名、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)/件數(shù)、備注等。
(一)單位名稱:填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱,必須用全稱或通用簡稱。
(二)案卷號:案卷的順序編號,用以固定和反映檔案的排列順序。
(三)類別:分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料四大類。
(四)題名:會計(jì)憑證類檔案可以空缺題名,其余檔案的題名可以由整理立卷的會計(jì)人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括會計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別。文字力求簡練、明確。
(五)起止時(shí)間:填寫本案卷會計(jì)檔案的起止年月。
(六)保管期限:按照《會計(jì)檔案管理辦法》(中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號)填寫保管期限。
(七)卷內(nèi)張數(shù)/件數(shù):紙質(zhì)會計(jì)檔案在此填寫本案卷內(nèi)所含張數(shù),不能按照粘貼或裝訂后的整頁或整本填寫數(shù)量。例如:5張發(fā)票粘貼在一張A4紙上,卷內(nèi)張數(shù)應(yīng)為5張而不是1頁;一份會計(jì)報(bào)表有10頁,卷內(nèi)張數(shù)應(yīng)為10頁而不是1份。電子會計(jì)檔案以件為單位整理,一份電子文件即為1份。
(八)注:填寫需要特別說明的情況。實(shí)行會計(jì)檔案電子化歸檔的單位,須在此標(biāo)示電子會計(jì)檔案或紙質(zhì)會計(jì)檔案。
第五十九條 對經(jīng)過鑒定可以延長保管期限的會計(jì)檔案應(yīng)在全宗卷、卷內(nèi)備考表、案卷目錄備注里寫明原因,并附上鑒定表。
第九章 統(tǒng)計(jì)
第六十條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理部門應(yīng)及時(shí)登記會計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用和銷毀等情況,并對檔案機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)投入、接收、移出、庫存、編目、利用和設(shè)施設(shè)備等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第六十一條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)分析各會計(jì)檔案立卷歸檔進(jìn)度、庫存檔案的數(shù)量結(jié)構(gòu)等情況。
第十章 利用
第六十二條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計(jì)檔案,在進(jìn)行會計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。
第六十三條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理部門保存的會計(jì)檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
第六十四條 會計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計(jì)檔案,確保借入會計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
第六十五條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理部門應(yīng)記錄并定期分析會計(jì)檔案利用效果,根據(jù)會計(jì)檔案信息編制反映本單位社會保險(xiǎn)經(jīng)辦工作情況的專題概要等參考資料,為管理決策和經(jīng)辦服務(wù)提供參考信息。
其他文章
- 申報(bào)殘保金時(shí)提示上年在職職工年平均工資小于社會平均工資50% 這個(gè)有風(fēng)險(xiǎn)嗎
- 緊急求助一下:報(bào)稅的那個(gè)電腦開不了機(jī)了,在新的電腦里下載了報(bào)稅軟件可以把原來報(bào)過的內(nèi)容帶過來嗎?如何操作?謝謝
- 增值稅申報(bào)表的小微企業(yè)免稅銷售額是不是就是我們的營業(yè)收入,不算營業(yè)外收入把,
- 股東減資用不用考慮未分配利潤?
- 用于職工集體福利取得的進(jìn)項(xiàng)稅,怎么入賬呢,還是進(jìn)到進(jìn)項(xiàng)稅嗎,具體會計(jì)科目怎么做呢
- 請問金蝶云星空版 如何按供應(yīng)商查明細(xì)賬
- 獨(dú)立核算的分公司,總公司可以一起核算所得稅嗎?
- 一般納稅人清包工可以開3%專票不可以開普票是嗎?簡易計(jì)稅的只能開普票是嗎?
- 本期如果有在外地預(yù)交的稅款,增值稅申報(bào)的時(shí)候怎么申報(bào)?
- 開辦費(fèi)用要在營業(yè)前結(jié)轉(zhuǎn)?還是下個(gè)月結(jié)轉(zhuǎn)
- 計(jì)提工會經(jīng)費(fèi)計(jì)入什么科目呀?問了兩個(gè)給了兩種答案。
- 壞賬準(zhǔn)備計(jì)提的 信用減值準(zhǔn)備屬于什么科目, 借貸方向代表增加還是減少
- 資產(chǎn)負(fù)債表上應(yīng)付賬款為負(fù)數(shù),預(yù)收賬款為正數(shù),這兩個(gè)表示什么意思?
- 餐飲行業(yè)印花稅是怎么核定的,稅率是多少?
- 你好!行業(yè)協(xié)會會員費(fèi)收入屬免稅收入嗎
- 行政單位財(cái)務(wù)規(guī)則和事業(yè)單位財(cái)務(wù)規(guī)則的區(qū)別是什么?
- 企業(yè)給員工發(fā)的過節(jié)費(fèi),做賬怎么處理合適,這個(gè)也需要繳稅吧
- 建筑類,成本 人工 費(fèi)用 利潤比例分別是多少???
- 你們好,請問下一般納稅人資格證明文件怎么下載?在電子稅務(wù)局網(wǎng)站里
- 投資性房地產(chǎn)公允價(jià)值模式計(jì)量是如何確定的?