江蘇省人力資源和社會保障廳關(guān)于印發(fā)《省人社一體化信息平臺會計(jì)檔案管理規(guī)范》的通知

蘇人社發(fā)[2023]153號 2023-12-29

各設(shè)區(qū)市、縣(市、區(qū))人力資源社會保障局，廳各處室、直屬單位：

　　現(xiàn)將《省人社一體化信息平臺會計(jì)檔案管理規(guī)范》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

　　附件：省人社一體化信息平臺會計(jì)檔案管理規(guī)范

江蘇省人力資源和社會保障廳

2023年12月29日

江蘇省人社一體化信息平臺會計(jì)檔案管理規(guī)范

　　第一章 總則

　　第一條 本規(guī)范規(guī)定了江蘇省社會保險(xiǎn)基金、就業(yè)專項(xiàng)資金會計(jì)檔案管理的術(shù)語和定義、原則、崗位與人員職責(zé)、管理規(guī)則。

　　本規(guī)范適用于全省各級人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)。

　　第二條 下列術(shù)語和定義適用于本文件。

　　電子文件：國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

　　電子檔案：具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

　　會計(jì)檔案：單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

　　會計(jì)電子檔案：以磁性介質(zhì)形式儲存的會計(jì)核算的專業(yè)材料，是記錄和反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。

　　元數(shù)據(jù)：描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。

　　第三條 人力資源社會保障機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)本單位會計(jì)檔案管理工作，建立和完善會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

　　第四條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)對會計(jì)檔案中記載的信息負(fù)有保密責(zé)任。

　　第五條 各級人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)可視條件自行開展本單位的檔案電子化工作。

　　第二章 崗位職責(zé)

　　第六條 會計(jì)人員必須認(rèn)真遵守法律、法規(guī)，按照《中華人民共和國會計(jì)法》辦理會計(jì)事務(wù)，忠于職守、廉潔奉公，熱愛本職工作，盡職盡責(zé)。

　　第七條 會計(jì)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行有關(guān)的財(cái)經(jīng)政策、法令制度，遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律。

　　第八條 嚴(yán)格審核原始憑證，并根據(jù)審核無誤的原始憑證編制記賬憑證。

　　第九條 按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定，設(shè)置會計(jì)科目和會計(jì)賬簿，進(jìn)行會計(jì)核算。

　　第十條 按照會計(jì)制度規(guī)定記賬，做到及時(shí)結(jié)賬、賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符。

　　第十一條 根據(jù)賬簿記錄編制會計(jì)報(bào)表，做到內(nèi)容真實(shí)、數(shù)字準(zhǔn)確、賬表相符、簽章齊全，經(jīng)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后及時(shí)報(bào)送。

　　第十二條 會計(jì)人員應(yīng)主動(dòng)匯報(bào)工作。定期檢查預(yù)算執(zhí)行情況，調(diào)整和優(yōu)化支出結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化節(jié)約意識，提高資金使用效益，保證單位各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

　　第十三條 加強(qiáng)資金管理，合理的組織預(yù)算收入，嚴(yán)格按有關(guān)財(cái)政規(guī)定辦理支出。

　　第十四條 會計(jì)人員應(yīng)及時(shí)做好往來款項(xiàng)的核算和清理工作。

　　第十五條 會計(jì)人員要依法對本單位實(shí)行會計(jì)監(jiān)督，對違法的收支不予辦理。

　　第十六條 會計(jì)人員應(yīng)定期與出納員、財(cái)產(chǎn)保管員核對賬目，發(fā)現(xiàn)賬簿記錄與銀行帳不符，或與財(cái)產(chǎn)賬目不符，應(yīng)查明原因并寫出書面證明，經(jīng)有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

　　第十七條 按照會計(jì)制度規(guī)定，及時(shí)整理、妥善保管會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)檔案，并按時(shí)歸檔。

　　第十八條 會計(jì)人員應(yīng)依照法律和國家有關(guān)規(guī)定，接受財(cái)政、審計(jì)等機(jī)關(guān)的監(jiān)督，如實(shí)提供會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其它會計(jì)資料，不得拒絕、隱匿、謊報(bào)。

　　第三章 收集

　　第十九條 收集是指對電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲的方法與過程。

　　第二十條 會計(jì)檔案的收集范圍是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。具體包括：

　　(一)會計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證;

　　(二)會計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

　　(三)財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告;

　　(四)其他會計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。

　　第二十一條 會計(jì)檔案收集必須貫徹執(zhí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的基本原則。

　　第二十二條 會計(jì)檔案的收集活動(dòng)必須自覺地遵循會計(jì)檔案的形成規(guī)律。

　　第二十三條 會計(jì)檔案的收集工作必須保證會計(jì)檔案的齊全完整、信息準(zhǔn)確。

　　第二十四條 會計(jì)檔案的收集工作要注意質(zhì)量優(yōu)化、成分充實(shí)。

　　第四章 整理

　　第二十五條 會計(jì)檔案一般分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料，統(tǒng)一采用：“類別——會計(jì)年度——保管期限”進(jìn)行分類。

　　第二十六條 會計(jì)檔案分類后按年度分檔案，每一年度內(nèi)的會計(jì)檔案根據(jù)保管期限的長短依次排列。每個(gè)類別的檔案分別編制流水案卷號，每年度順延，形成案卷目錄。

　　第二十七條 根據(jù)中華人民共和國財(cái)政部、國家檔案局令第79號《會計(jì)檔案管理辦法規(guī)定》，確定會計(jì)檔案保管期限。會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。詳見下表：

類別名稱 （代碼）	二級類目 代碼（代號）	保管期限
會計(jì)檔案 （KU）	會計(jì)憑證（KU·1）	30年
	會計(jì)賬簿（KU·2）	30年
	財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告（KU·3）	永久/10年
	其他會計(jì)資料（KU·4）	永久/30年/10年

　　第二十八條 應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。

　　第二十九條 會計(jì)憑證檔號的構(gòu)成：行政區(qū)劃代碼-全宗號-分類號-目錄號-案卷號。

　　(一)行政區(qū)劃代碼：S省本級，A南京，B無錫，C徐州，D常州，E蘇州，F(xiàn)南通，G連云港，H淮安，J鹽城，k揚(yáng)州，L鎮(zhèn)江，M泰州，N宿遷

　　(二)全宗號編制方法：是各級檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理和查詢。例如：A218表示XX市人力資源和社會保障局。

　　(三)分類號編制方法：門類代碼·二級類目代碼。

　　(四)會計(jì)檔案歸檔內(nèi)容、保管期限、險(xiǎn)種及目錄號的編制如下表：

會計(jì)檔案種類		保管 期限	險(xiǎn)種	目錄號	檔案門類
會計(jì)憑證	記賬憑證	30年	企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)	150	會計(jì)檔案
			機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)	151
			城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)	152
			工傷保險(xiǎn)	153
	原始憑證		失業(yè)保險(xiǎn)	154
			職業(yè)年金	155
			就業(yè)專項(xiàng)資金	156
			失業(yè)保險(xiǎn)基金支持職業(yè)技能提升行動(dòng)資金	157
			… …	… …
會計(jì)賬簿	總賬	30年		158
	明細(xì)賬	30年
	日記賬	30年
	總賬余額表	30年			會計(jì)檔案
財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告	月報(bào)	10年		159
	季報(bào)	10年
	年報(bào)	永久		160
	決算	永久
	預(yù)算	30年			文書檔案
其他會計(jì)資料	銀行對賬單	10年		161	會計(jì)檔案
	余額調(diào)節(jié)表	10年
	社會繳費(fèi)明細(xì)表	30年		162
	會計(jì)檔案目錄清冊	30年
	會計(jì)檔案銷毀清冊	永久		163

　　(五)以下屬于會計(jì)部門形成的文書檔案，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不能列入會計(jì)檔案管理范疇：財(cái)務(wù)管理工作的方針、政策、法規(guī)文件;財(cái)務(wù)管理工作的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、報(bào)告、通知等;財(cái)務(wù)工作的請示、批復(fù);財(cái)務(wù)管理的制度、規(guī)定、辦法;固定資產(chǎn)新增、報(bào)廢、調(diào)撥文件材料;本單位稅務(wù)登記、交納、減免、返還等工作文件材料;資金管理、會計(jì)管理文件材料;審計(jì)工作制度、總結(jié);審計(jì)意見、審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)審計(jì)通知、報(bào)告、批復(fù)、結(jié)論、調(diào)查與證明等文件材料;審計(jì)工作方案、計(jì)劃、報(bào)告、紀(jì)要等。

　　(六)工資年度報(bào)表，職工工資、獎(jiǎng)金及各種福利待遇審批名冊，養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納名冊，調(diào)整、新增審批表，職工聘用、轉(zhuǎn)正等審批表、協(xié)議書，事業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，清產(chǎn)核資材料，干部職工調(diào)動(dòng)的工資介紹信等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定。

　　(七)案卷號編制方法：一般情況用四位數(shù)字代替，如0001、0002等。

　　(八)例如M-A218-KU·1-150-0001，表示XX市人力資源和社會保障局社會保險(xiǎn)基金及其他專項(xiàng)資金會計(jì)憑證企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)第一卷。

　　第三十條 排列會計(jì)檔案案卷，在一個(gè)類別的會計(jì)檔案內(nèi)，按年度、保管期限將檔案順序排列。

　　第三十一條 會計(jì)檔案案卷目錄項(xiàng)目包括案卷號、類別、題名、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)、備注。

　　(一)案卷號：根據(jù)整理會計(jì)檔案時(shí)會計(jì)憑證盒或會計(jì)檔案盒上的對應(yīng)項(xiàng)目填寫。

　　(二)類別：填寫案卷會計(jì)檔案所屬類別，如“會計(jì)憑證類”、“會計(jì)賬簿類”、“財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類”等。

　　(三)題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計(jì)檔案盒上的“案卷題名”相同。

　　(四)起止時(shí)間：填寫該卷檔案啟用和終止的時(shí)間，年月日用8位阿拉伯?dāng)?shù)字分兩行填寫，月日不足2位的在前面補(bǔ)0，如下圖：

　　(五)保管期限：根據(jù)整理會計(jì)檔案時(shí)確定的會計(jì)憑證盒或會計(jì)檔案盒上保管期限填寫。

　　(六)卷內(nèi)張數(shù)：指會計(jì)憑證總數(shù)、賬頁總數(shù)或財(cái)務(wù)報(bào)告的總張數(shù)，根據(jù)卷內(nèi)會計(jì)檔案的具體張數(shù)填寫。

　　(七)備注：填寫記賬憑證起止號或其他需要說明的事項(xiàng)。

　　第三十二條 會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄項(xiàng)目包括順序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號、備注。

　　(一)順序號：以卷內(nèi)文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。

　　(二)責(zé)任者：填寫對檔案內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人，即文件材料的署名者。

　　(三)文號：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

　　(四)題名：即文件材料標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號。

　　(五)日期：填寫文件材料的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“20232310”。

　　(六)頁號：填寫每份文件材料的首頁，最后一件文件必須注明起始頁和結(jié)束頁。

　　(七)備注：在需要說明情況的文件欄內(nèi)打“*”號，并將需說明的情況填寫在備考表中。

　　(八)會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄適用于財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料的整理。

　　(九)會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄必須打印一式三份，一份隨檔案裝訂，一份由財(cái)務(wù)部門裝訂成檢索目錄保管，一份向本單位檔案管理中心移交。

　　第三十三條 會計(jì)檔案卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間、檢查時(shí)間，放置在卷內(nèi)全部文件之后。

　　(一)盒內(nèi)文件情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料(財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類和其他會計(jì)資料類)缺損、修改補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷歸檔后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的管理人員填寫并簽名，標(biāo)注時(shí)間。

　　(二)立卷人：應(yīng)填寫負(fù)責(zé)整理本卷歸檔文件的責(zé)任者。

　　(三)檢查人：應(yīng)填寫負(fù)責(zé)檢查本卷歸檔文件整理質(zhì)量的審核者。

　　(四)立卷時(shí)間：填寫完成立卷工作的年月日。

　　(五)檢查時(shí)間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。

　　(六)卷內(nèi)備考表適用于財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料類會計(jì)檔案的整理。

　　第三十四條 按照會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄、賬頁、卷內(nèi)備考表的順序三孔一線進(jìn)行裝訂，先從上邊或下邊的孔穿線，中間的孔留一個(gè)套，把扣系在后面。

　　第三十五條 一般單位編大流水號，即會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料分別編各年度累計(jì)的大流水號。如一個(gè)單位2023年成立的，這一年有12本憑證，編1-12號，那么2023年就從13號開始編號。跨年度大流水編制案卷號，案卷號一般不超過999,當(dāng)年不斷號。編號超過1000時(shí)，要另給目錄號，重新從1開始編流水號。

　　第三十六條 整理好的會計(jì)檔案應(yīng)裝盒，會計(jì)憑證裝入會計(jì)憑證盒并填寫會計(jì)憑證封面，會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等裝入會計(jì)檔案盒。

　　第三十七條 會計(jì)憑證封面項(xiàng)目包括單位名稱、會計(jì)憑證名稱、時(shí)間、冊數(shù)、冊次、記賬憑證起止號、會計(jì)主管、裝訂人、裝訂時(shí)間。

　　(一)單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，應(yīng)使用單位規(guī)范全稱或規(guī)范簡稱。

　　(二)會計(jì)憑證名稱：填寫財(cái)務(wù)憑證類別。

　　(三)時(shí)間：填寫本冊會計(jì)憑證的起止年月日。

　　(四)冊數(shù)：填寫本冊會計(jì)憑證的起止年月日時(shí)間界定內(nèi)會計(jì)憑證的冊數(shù)。

　　(五)冊次：填寫本冊會計(jì)憑證的序號。

　　(六)記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。

　　(七)會計(jì)主管：填寫單位內(nèi)部具體負(fù)責(zé)會計(jì)工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。

　　(八)裝訂人：填寫負(fù)責(zé)該本會計(jì)憑證裝訂的人員。

　　(九)裝訂時(shí)間：填寫該本會計(jì)憑證裝訂結(jié)束的時(shí)間。

　　(十)案卷號：同一分類號下的案卷流水號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足四位的用“0”補(bǔ)充。

　　第三十八條 在會計(jì)憑證封面填寫完整的情況下，會計(jì)憑證盒正面項(xiàng)目可簡化為會計(jì)憑證、單位名稱。單位名稱填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，應(yīng)使用單位規(guī)范全稱或規(guī)范簡稱。

　　第三十九條 會計(jì)憑證盒盒脊項(xiàng)目包括會計(jì)憑證名稱、全宗號、目錄號、分類號、案卷號、冊次、年度、月、冊數(shù)、保管期限。

　　(一)全宗號：是各級檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理和查詢。

　　(二)目錄號：即案卷目錄冊的編號。

　　(三)分類號：會計(jì)憑證分類號是由門類代碼·二級類目代碼·三級類目代碼·險(xiǎn)種代碼組成;會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料分類號是由門類代碼·二級類目代碼·三級類目代碼組成。

　　(四)案卷號：同一分類號下的案卷流水號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足四位的用“0”補(bǔ)充。

　　(五)年度：憑證形成的年度。

　　(六)月：憑證形成的月份。

　　(七)冊數(shù)：填寫本冊會計(jì)憑證的起止年月日時(shí)間界定內(nèi)會計(jì)憑證的冊數(shù)。

　　(八)冊次：填寫本冊會計(jì)憑證的序號。

　　(九)保管期限：根據(jù)該卷會計(jì)檔案的保管期限填寫。

　　第四十條 會計(jì)檔案盒正面項(xiàng)目包括單位名稱、案卷題名、時(shí)間、卷數(shù)、張數(shù)、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號、盒號。

　　(一)單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，應(yīng)使用單位全稱或規(guī)范簡稱。

　　(二)案卷題名：由整理會計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別。如：**單位2023年度(或上半年、下半年、季度)財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告。

　　(三)時(shí)間：填寫形成本盒會計(jì)檔案的起止年月日。

　　(四)卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的卷數(shù)和張數(shù)。

　　(五)保管期限：根據(jù)該卷會計(jì)檔案的保管期限填寫。

　　(六)全宗號：是各級檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理和查詢。

　　(七)案卷號：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“-”隔開。

　　(八)盒號：填寫同一全宗、同一目錄內(nèi)按照案卷順序號裝盒排列后檔案盒的編號。

　　第四十一條 會計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目包括年度、全宗號、目錄號、分類號、案卷號、盒號、保管期限。年度填寫本盒會計(jì)檔案所屬年度，其他項(xiàng)目與正面相應(yīng)項(xiàng)目填寫一致。

　　第五章 移交

　　第四十二條 檔案整理完畢，裝入檔案盒，填寫檔案封面和脊背。填寫《會計(jì)檔案移交清單》或《會計(jì)檔案移交清冊》，移交單位檔案管理中心管理。

　　第四十三條 單位之間交接會計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清單或會計(jì)檔案移交清冊。

　　第四十四條 會計(jì)檔案移交清單項(xiàng)目包括年度、移交部門及移交人、接收部門及接收人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、備注等。

　　(一)年度：填寫需要移交的會計(jì)檔案所屬年度、用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

　　(二)移交部門及移交人：由單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。

　　(三)接收部門及接收人：由單位內(nèi)檔案部門或接收會計(jì)檔案的有關(guān)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。

　　(四)監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理移交檔案手續(xù)的人員簽名。

　　(五)移交時(shí)間：填寫辦理會計(jì)檔案移交手續(xù)的年月日。

　　(六)備注：填寫移交范圍的會計(jì)檔案中需說明的情況。

　　第四十五條 會計(jì)檔案移交清冊項(xiàng)目包括年度、會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料類別、光盤、備注、移交部門、移交人、接收部門、接收人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等。

　　(一)年度：填寫移交的會計(jì)檔案所屬會計(jì)年度。

　　(二)會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他：按照移交會計(jì)檔案的類別分別對應(yīng)填寫本次移交檔案的盒或卷的數(shù)量。

　　(三)光盤：填寫移交光盤的數(shù)量。

　　(四)備注：填寫需要特別說明的情況。實(shí)行會計(jì)檔案電子化歸檔的單位，須在此標(biāo)示電子會計(jì)檔案或紙質(zhì)會計(jì)檔案。

　　(五)移交部門：填寫交出會計(jì)檔案的單位或部門名稱。

　　(六)移交人：由移交部門的經(jīng)辦人員簽名或蓋章。

　　(七)接收部門：填寫接受會計(jì)檔案的單位或部門名稱。

　　(八)接收人：由接收部門的經(jīng)辦人員簽名或蓋章。

　　(九)監(jiān)交人：由監(jiān)督人簽名或蓋章。

　　(十)移交時(shí)間：填寫移交會計(jì)檔案的日期。

　　第四十六條 交接會計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　第四十七條 紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

　　第四十八條 會計(jì)檔案移交清單或會計(jì)檔案移交清冊至少應(yīng)當(dāng)一式兩份，移交時(shí)應(yīng)在紙質(zhì)移交清冊上履行簽字手續(xù)，移交方和接收方各留存一份。

　　第六章 排架

　　第四十九條 排架應(yīng)整齊有序，庫位標(biāo)識清楚，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

　　第五十條 排架順序應(yīng)統(tǒng)一，案卷一般應(yīng)按從上到下，從左到右的順序排列。

　　第五十一條 案卷在柜架上應(yīng)保持適宜的飽和度，避免排放過擠增加案卷摩擦或排放太松影響庫位有效利用。

　　第七章 保管

　　第五十二條 檔案保管工作中應(yīng)遵循以下原則：

　　(一)會計(jì)檔案實(shí)體應(yīng)避免受到人為因素和自然因素的損害，在保管和利用過程中應(yīng)始終有序。

　　(二)人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，采取防護(hù)設(shè)備和管理措施維護(hù)檔案實(shí)體的完整與安全。檔案裝具的配置應(yīng)符合DA/T 6的規(guī)定。

　　(三)檔案庫房宜按照會計(jì)類別、年度、保管期限劃分區(qū)域，入庫檔案應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則定位。

　　(四)檔案管理人員應(yīng)定期清點(diǎn)庫存檔案，檢查受損情況，并對受損檔案采取措施進(jìn)行搶救和修復(fù)。

　　(五)有條件的人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)宜采用檔案庫房安全保護(hù)智能化綜合管理、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)提高庫房管理水平。

　　第五十三條 庫房管理應(yīng)遵循以下要求：

　　(一)檔案庫房應(yīng)指定專職的檔案管理人員管理，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。進(jìn)入時(shí)，應(yīng)由專職檔案管理人員陪同并登記入庫人員、入庫事由和進(jìn)出時(shí)間。

　　(二)檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)設(shè)備。

　　(三)檔案庫房內(nèi)溫、濕度范圍應(yīng)符合JGJ25的規(guī)定。每日應(yīng)定時(shí)登記庫房內(nèi)溫、濕度情況并及時(shí)調(diào)節(jié)。

　　(四)檔案庫房內(nèi)的設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。

　　第八章 鑒定

　　第五十四條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案,可以銷毀。

　　第五十五條 會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

　　第五十六條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:

　　(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

　　(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作,并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，銷毀清冊永久保存。

　　(四)電子會計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

　　(五)保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

　　(六)單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

　　第五十七條 會計(jì)檔案銷毀清冊項(xiàng)目包括編制部門、序號、檔案名稱、起止年度、檔案編號、卷內(nèi)文件件數(shù)、卷內(nèi)文件頁數(shù)、應(yīng)保管期限、已保管期限、備注、單位負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、信息系統(tǒng)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、監(jiān)銷人等。

　　(一)編制部門：填寫編制本表的單位檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　(二)序號：填寫銷毀檔案的順序號

　　(三)檔案名稱：填寫擬銷毀檔案的題名

　　(四)起止年度：填寫擬銷毀檔案所屬會計(jì)年度起止區(qū)間。

　　(五)檔案編號：檔案的分類編號。

　　(六)卷內(nèi)文件件數(shù)：填寫擬銷毀檔案案卷內(nèi)包含的文件件數(shù)。

　　(七)卷內(nèi)文件頁數(shù)：填寫擬銷毀檔案案卷內(nèi)包含的文件頁數(shù)。

　　(八)應(yīng)保管期限：填寫擬銷毀檔案按照《會計(jì)檔案管理辦法》(中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號)，以及《關(guān)于新舊<會計(jì)檔案管理辦法>有關(guān)銜接規(guī)定的通知》(財(cái)會[2023]3號)有關(guān)規(guī)定填寫保管期限。

　　(九)已保管期限：填寫擬銷毀檔案實(shí)際已保管期限。

　　(十)備注：填寫需要特別說明的情況，實(shí)行會計(jì)檔案電子化歸檔的單位，需在此標(biāo)示電子會計(jì)檔案和紙質(zhì)會計(jì)檔案。

　　(十一)單位負(fù)責(zé)人：由本單位負(fù)責(zé)人簽字或蓋章。

　　(十二)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人：由檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章，其中信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人僅在涉及電子會計(jì)檔案銷毀時(shí)簽字或蓋章。

　　(十三)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人：由檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)具體辦理檔案銷毀程序的工作人員簽字或蓋章，其中信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人僅在涉及電子會計(jì)檔案銷毀時(shí)簽字或蓋章。

　　(十四)監(jiān)銷人：由監(jiān)銷人簽字或蓋章。

　　(十五)注：會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)一式多份，檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)方(如涉及電子會計(jì)檔案銷毀)各方在紙質(zhì)會計(jì)檔案銷毀清冊上履行簽章手續(xù)，并各留一份。

　　第五十八條 會計(jì)檔案保管清冊項(xiàng)目包括單位名稱、案卷號、類別、題名、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)/件數(shù)、備注等。

　　(一)單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。

　　(二)案卷號：案卷的順序編號，用以固定和反映檔案的排列順序。

　　(三)類別：分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料四大類。

　　(四)題名：會計(jì)憑證類檔案可以空缺題名，其余檔案的題名可以由整理立卷的會計(jì)人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括會計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別。文字力求簡練、明確。

　　(五)起止時(shí)間：填寫本案卷會計(jì)檔案的起止年月。

　　(六)保管期限：按照《會計(jì)檔案管理辦法》(中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號)填寫保管期限。

　　(七)卷內(nèi)張數(shù)/件數(shù)：紙質(zhì)會計(jì)檔案在此填寫本案卷內(nèi)所含張數(shù)，不能按照粘貼或裝訂后的整頁或整本填寫數(shù)量。例如：5張發(fā)票粘貼在一張A4紙上，卷內(nèi)張數(shù)應(yīng)為5張而不是1頁;一份會計(jì)報(bào)表有10頁，卷內(nèi)張數(shù)應(yīng)為10頁而不是1份。電子會計(jì)檔案以件為單位整理，一份電子文件即為1份。

　　(八)注：填寫需要特別說明的情況。實(shí)行會計(jì)檔案電子化歸檔的單位，須在此標(biāo)示電子會計(jì)檔案或紙質(zhì)會計(jì)檔案。

　　第五十九條 對經(jīng)過鑒定可以延長保管期限的會計(jì)檔案應(yīng)在全宗卷、卷內(nèi)備考表、案卷目錄備注里寫明原因，并附上鑒定表。

　　第九章 統(tǒng)計(jì)

　　第六十條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理部門應(yīng)及時(shí)登記會計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用和銷毀等情況，并對檔案機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)投入、接收、移出、庫存、編目、利用和設(shè)施設(shè)備等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　第六十一條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)分析各會計(jì)檔案立卷歸檔進(jìn)度、庫存檔案的數(shù)量結(jié)構(gòu)等情況。

　　第十章 利用

　　第六十二條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計(jì)檔案,在進(jìn)行會計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。

　　第六十三條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理部門保存的會計(jì)檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

　　第六十四條 會計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計(jì)檔案,確保借入會計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

　　第六十五條 人力資源和社會保障機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理部門應(yīng)記錄并定期分析會計(jì)檔案利用效果，根據(jù)會計(jì)檔案信息編制反映本單位社會保險(xiǎn)經(jīng)辦工作情況的專題概要等參考資料，為管理決策和經(jīng)辦服務(wù)提供參考信息。